Claves para mejorar la productividad laboral

El gran dilema en muchas empresas es como sus empleados aprovechan al máximo las horas laborales.

Gran parte de los trabajadores en el sector privado, ya sean empleados o ejecutivos, están más de ocho horas por día en sus oficinas. En las personas que tiene cierto nivel de decisión este desvío se marca aún más. Un reciente estudio privado da cuenta que algo más de 8 ejecutivos de cada 10 duermen en la Argentina con su teléfono celular a un lado de la cama y cerca del 7 de cada 10 encuentra imposible no revisar su correo electrónico fuera de la jornada laboral. ¿Pero esto ayuda? No siempre.

Trabajar tiempo extra es beneficioso para el empleado y la empresa únicamente cuando es estrictamente necesario.

Pero hacerlo todos los días habla de una ineficiente organización personal y corporativa. Antes de cambiar las estructuras o la forma de trabajar en la empresa, los ejecutivos con decisión de grupo deben tomar la iniciativa.

Distintos estudio especializados en Recursos Humanos dan cuenta que existen puntos clave para entender como para mejorar la productividad laboral en un entorno de continuos cambios en el mercado. Estos son algunos de ellos tomados los principales conceptos de Entrepreneur.com, página especializada en el tema.

1. Iniciar la jornada laboral temprano. Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Ser de los primeros en llegar a tu lugar de trabajo te permite comenzar la jornada con menos distracciones (saludos innecesariamente largos, llamadas telefónicas inoportunas, entre otras), lo que permitirá una mayor concentración para lo que necesita hacer.

2. Planificar la jornada. La mejor forma de sacar provecho al día laboral es planificándolo. Habría que dedicar entre 20 y 40 minutos diarios a esta tarea y, por ningún motivo, hay que pensar que es tiempo perdido. Todo lo contrario: la definición de una buena agenda de trabajo permite priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes. Hacerlo día a día mejora la visión global sobre las tareas y compromisos pendientes.

3. Atacar lo más difícil. Se deben priorizar las tareas más complejas. Está comprobado que al iniciar la jornada laboral los niveles de concentración son mejores. Resultado: resolver los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad. La otra cara de la moneda es dejar todo para el final y arriesgarse a cometer errores por no estar en tus mejores condiciones físicas y mentales.

4. Tratar un tema a la vez. Si creer que ser multitareas es una ventaja, no siempre se está en lo correcto. La planificación de las actividades y la firme decisión de atacar primero las tareas más difíciles permitirá, acto seguido, contar con la capacidad para atender un solo tema cada vez. El objetivo es realmente concentrarse para resolver problemas , planear nuevos negocios y establecer nuevos procedimientos.

5. Descanso cada cierto tiempo. Cuando planifiques el día, hay que dejar algunos espacios en blanco para descansar. Cuerpo y mente necesitan pausas para recuperar energía y concentración. Descansar no es sinónimo de perder el tiempo. No hay que abusar de las pausas y hay que evitar interrumpir a otras personas mientras uno se distraes.

6. Aprender a decir que no. Aunque suene lógico, un gran secreto para concentrarse en lo realmente importante es desatender las tareas intrascendentes. Si no se aprende a decir que no, es muy probable que la agenda se llene de temas que quitan mucho tiempo y generen pocos beneficios para la empresa. Hay que ser fiel a una planificación y no cansarse sin sentido.

7. Ordenar el lugar de trabajo. El espacio de trabajo, muy probablemente, tiene dos caras: uno real (oficina, planta, etc.) y uno virtual (computadora). Es imposible ser eficiente si el entorno está desordenado pudiendo perder decenas de minutos, por ejemplo, buscando un archivo o ese documento importante que alguien dejó sobre el escritorio. No se trata de olvidar todo en cajones o carpetas electrónicas para que se vea bonito. El único propósito de trabajar en un espacio ordenado es facilitar el desempeño profesional.

8. Estar siempre disponible. Las tecnologías de comunicación -correo electrónico, teléfono, redes sociales, etc.- son muy útiles si se saben administrar correctamente. Pero ojo, pueden transformarse en los peores enemigos de la eficiencia laboral. Hay que intentar evitar las distracciones de estar siempre online y aprender a utilizar con mesura estos servicios.

9. Dividir tareas en actividades más pequeñas. Empezar cada día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una. Eso disminuye el estrés y alcanza las metas más rápido.

10. Delegar responsabilidades. Aquellas tareas que no generen ganancias o que sólo quite tiempo hay que delegarla a alguien de tu equipo o contrata servicios de outsourcing. No hay que verlo como un gasto, sino como una inversión.

Como resumen podemos señalar que aplicar estas diez ideas fuerza en el personal permitirá una mayor productividad de los empleados y gestión por parte de sus superiores.

Otros tips para

tener en cuenta

La definición de una buena agenda de trabajo permite priorizar con certeza y avanzar en los temas realmente importantes.

Si no se aprende a decir que no, es muy probable que la agenda se llene de temas que quitan tiempo y generen pocos beneficios.

Las tecnologías de comunicación -correo electrónico, teléfono, redes sociales, etc.- son muy útiles si se saben administrar correctamente.

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