El desafío de mejorar las prácticas empresarias

Durante los últimos días del año, como todos los años, se notó en las empresas un clima de agitación, urgencia, escritorios llenos de papeles: temas impositivos, laborales, preparación para los meses críticos en el área frutícola.

 Todo pareció complicado  y trabado justo en esta época del año en que el empresario, gerente y planteles tienen sobre sí toda la carga de los 12 meses de trabajo. Las computadoras trabajaban todo el tiempo: reportes, informes no previstos, planillas Excel que no dan los resultados que pretendemos ver, y, lo peor, alguna falla en las impresoras, o en alguna PC clave, o en el servidor o en la red. 

 ¿Son normales estos síntomas? ¿Podemos evitarlos en el próximo cierre de ejercicio? ¿Podemos asumir que todos los años, sin excepción, vendrá esta carga de trabajo? Todas estas preguntas tienen por respuesta, un sí .

El punto clave es que, nuestra mejor aliada en el manejo de la infomación: la informática, no es generalmente considerada como parte de los procesos de negocio sino como una herramienta prácticamente de escritorio que auxilia a esos procesos. Y allí vienen los problemas. 

 Hagámonos algunas preguntas sencillas: ¿Cuántas veces debemos extraer de las bases de datos contables y de gestión la información y volcarlas a planillas de cálculo para interpretar y manipular mejor y más fácilmente los datos? ¿Cuántas veces no sabemos en qué PC se guardó determinado informe, archivo, formulario o carta? ¿Por qué ese autómata que es la computadora no resuelve todos nuestros problemas con sólo presionar una tecla?

 La respuesta reside en meditar con franqueza si ligamos la informática seriamente a nuestros modelos de negocio y a nuestra gestión diaria real.  Pensar que la informática es una herramienta es lo mismo que imaginar que una manzana es un producto colocado por el supermercado en una bolsa. Corremos el riesgo de pensar que la manzana, en cuestión, surge casi espontáneamente en el supermercado, y algunas personas hasta creen que las produce el supermercado mismo.

Esto es un ejemplo sencillo y obvio, explicar las docenas de procesos, certificaciones, controles, infraestructura, logística, etc. necesarias para lograr que esa manzana esté allí sería interminable. Y lo mismo ocurre con toda la actividad empresaria.

Buscamos lo simple, pero corremos el riesgo de ser simplistas. Pensar que un software y una PC es todo lo que necesitamos para disponer de información para decidir y reportar en tiempo y forma es similar al ejemplo de la manzana. Simplista. La información es un activo de toda empresa, PyME, mediana o grande, sin excepción.

Y de ella vamos a requerir básicamente tres cosas: oportunidad -que esté disponible cuando la necesitemos-, concordancia -que los datos reflejen la realidad, aún si provienen de diferentes sistemas-, y coherencia -que los datos presentados nos resulten útiles-.

De allí, que no se nos puede escapar que la informática es parte componente indisoluble de los procesos económicos y microeconómicos actuales. Sin informática es imposible realizar en forma eficaz -hacer la tarea correcta- y eficiente -la tarea correcta al menor costo posible- ya que carecemos de lo más valioso que nos puede proveer: información. 

¿Cómo resolver, entonces, esta problemática para reducir gradualmente el impacto de las carencias de información en tiempo y forma? La respuesta es sencilla: un cambio en la mentalidad y estructura empresarial con la incorporación de mejores prácticas. Las mejores prácticas de un rubro en particular es el conjunto de experiencias, refinadas, analizadas y puestas en acción que garantizan un resultado exitoso. Es algo así como imitar lo bueno descartando lo malo.

 Quedarse con lo mejor y descartar lo que no funciona.  El proceso de informatización de una organización de cualquier tamaño comienza mucho antes de ponerse a pensar en la PC: comienza en comprender cabalmente que los procesos de negocio se han complejizado, sumado esto a tener una profunda vocación por comprenderlos y adecuar a la empresa a esta nueva realidad.

De nada sirven nuevos instrumentos, tecnología de última generación o el mejor software del mundo si las estructuras de la organización se mantienen siempre iguales. No existe concordancia entre la realidad y las estructuras.

Este ejercicio se transforma en una pérdida de tiempo y en llegar siempre al mismo punto. El primer paso es, comprendido el rol verdadero de la informática y los sistemas de información, considerar la realización de un cambio en los roles y en los procesos de todos los integrantes de la empresa, fundamentalmente de las áreas de dirección y de las áreas de servicio, proceso que, habitualmente se denomina reingeniería.

Una vez adecuados los procesos y las estructuras a la realidad actual podemos aplicar prospectiva: para llegar adonde queremos estar…¿Qué es lo que debemos hacer? Y aquí es donde comienza a jugar el rol verdadero de la informática: garantizando que los procesos de decisión sean válidos, coherentes y oportunos.

Una vez encarado el proceso de reingeniería puede decidirse acerca de las verdaderas necesidades de software que existen para lograr los objetivos propuestos, y una vez identificado el mismo, debemos prepara la infraestructura: los equipos, conocidos como «el hardware».  

Concluyendo: el proceso es inverso al que cotidianamente se vé en cualquier PyME de la región. Como bien expresa el dicho: para el que no tiene rumbo, cualquier viento le es propicio. Cuando sabemos qué queremos, tenemos una Misión y una Visión y, si nos proponemos instrumentarla con tenacidad las necesidades se muestran fácilmente, diría prácticamente en forma natural. 

 Por eso, va mi recomendación: comience a pensar qué es lo que realmente necesita, sobre todo, para reducir en cierto grado lo que más le quita el sueño: la incertidumbre. La informática está allí, esperando que vuelque en ella todos sus conocimientos y experiencia en lo que Usted sabe hacer mejor y, ahora sí, déjele el resto a la computadora. 

Por Juan Moratto Consultor Asociado Mercados Unidos