“Unitasking”, una manera de ganar productividad

Es muy importante que una persona mida su éxito en función de lo que tiene pensado cada vez que se despierta. Lo importante es saber que todas estas causas y los porqués son tan particulares como cada uno de nosotros.

Según el psicólogo y premio Nobel Daniel Kahneman, no existe el concepto real de “multitarea”… al menos de una forma productiva. De ahí el concepto “unitasking”. En su libro “Pensando, rápida y lentamente” (“Thinking, fast and slow”) este autor sugiere que se debe volver a la práctica de hacer “una” cosa a la vez para ser más eficaces y eficientes.

En un artículo de María Gabriela Ensinck, quien es licenciada en Periodismo y Comunicaciones del diario “El Cronista”, alerta que atender un llamado mientras se revisa el correo electrónico, revisar los mensajes de Whatsapp mientras se asiste a una reunión o conferencia, planificar las compras hogareñas al tiempo que se revisa una planilla de ventas o producción, son actividades habituales. El multitasking, o habilidad de hacer dos o más tareas a la vez, es considerado un sinónimo de eficiencia. Sin embargo, hay estudios que demuestran que no todas las personas ni todos los roles requieren esta capacidad, que en muchos casos puede volverse contraproducente ya que reduce la capacidad de atención, genera mayor estrés y a la larga disminuye la productividad.

“El multitasking no es bueno o malo en sí mismo”, apunta Paula Molinari, consultora en Recursos Humanos y autora del libro “Desencajados”, sobre el impacto de las tecnologías en el mundo del trabajo. “Hay personas y roles que son multifacéticos y pueden ejercer varias funciones al mismo tiempo o en forma sucesiva sin perder capacidad de concentración. Y hay otros que requieren una alta concentración en una sola tarea”, comentó.

Posiciones como gerente de un local o ejecutivo de un banco son cada vez más multitasking porque se deben atender varias cuestiones al mismo tiempo: los clientes, la caja, los proveedores, consultas que llegan en forma electrónica fuera del horario laboral. Mientras que “otras como programador de software o científico requieren enfocarse en una única tarea”, ejemplifica.

El avance de la tecnología y su ubicuidad multiplicaron los estímulos que las personas reciben diariamente y cambiaron el paradigma de la “presencia” por el de la “disponibilidad”. “Las oficinas dejaron de ser espacios cerrados e individuales, para ser lugares compartidos en los que los ruidos se multiplican. Y al mismo tiempo, la presencia física va siendo reemplazada por una disponibilidad virtual, lo cual debe manejarse con cuidado para no deteriorar las relaciones personales”, advierte Molinari.

De la mano de las tecnologías y con la llegada de las nuevas generaciones también está cambiando el concepto de balance entre la vida personal y laboral. “La búsqueda de un balance corresponde más a las generaciones Baby Boomer y X, más propensas a pensar que la vida empieza cuando finaliza el horario laboral”, señala la especialista. “Los millennials no consideran una separación tajante y por eso buscan disfrutar y hacer amigos en el trabajo”.

Diego Kerner, consultor organizacional y autor del libro “Lunes felices”, sostiene que “vivimos acelerados con una agenda supercargada, pero en realidad somos más productivos si nos enfocamos en una cosa por vez, o unitasking”. Para esto el autor propone “reducir al máximo las distracciones externas, generalmente ligadas a las pantallas de la computadora y el celular. Si es posible apagarlas, y pedir a quienes interactúan con nosotros que no nos interrumpan en determinados horarios. La productividad aumentaría enormemente si dejáramos de estar chequeando mails y mensajes todo el día. Deberían existir horarios fijos de chequeo de mails en simultáneo en todas las organizaciones”, concluye.

Procesos para implementar cambios

Hay que elegir el camino para conseguir una mejor eficiencia

Trabajar mucho no es sinónimo de trabajar bien. La mayoría de los emprendedores y de los empleados trabaja más de tres horas extra al día. Además, según un estudio realizado por Yahoo! México, 6 de cada 10 mexicanos duermen con el smartphone a un lado de la cama y cerca del 80% de las personas encuentra imposible no revisar su correo fuera de la jornada laboral.

Algunos consejos para organizarte y mejorar tu desempeño:

1- Empezar a trabajar antes es una gran técnica para aprovechar mejor el día. Al llegar primero al trabajo se comienza la jornada con menos distracciones .

2- La mejor forma de sacar provecho al día laboral es planificándolo. Hay que dedicarle entre 20 y 40 minutos diarios a esta tarea, y por ningún motivo pienses que es tiempo perdido.

3- Se deben priorizar y enfrentar las tareas más complejas lo más pronto que se pueda. Hay quienes resuelven los temas más difíciles con mayor rapidez y efectividad.

4- Realizar multitareas no es conveniente, lo mejor es hacer una buena planificación.

5- Cuando se planifica el día laboral hay que dejar algunos espacios para descansar.

6- Hay que saber decir que no, es importante desatender las tareas intrascendentes. Hay que ser fiel a la planificación.

7- Hay que tener ordenado el espacio de trabajo. Es imposible ser eficiente si el entorno está desordenado, ya que esto afecta la creatividad.

8- Las tecnologías de comunicación –léase correo electrónico, messenger, smartphone, redes sociales y buzón telefónico– son muy útiles, pero ojo, pueden transformarse en los peores enemigos de la eficiencia.

9- Hay que empezar el día priorizando actividades, escribiendo y agendando cada una.

10- Hay que delegar responsabilidades, es bueno para tener un fuerte equipo de trabajo y una buena armonía laboral.

La mejora de productividad empieza por un buen líder. Para poder enseñar a otros y delegar en un proceso productivo primero tenemos que saber cómo trabajar nosotros.

“Las oficinas dejaron de ser espacios cerrados e individuales, para ser lugares compartidos en los que los ruidos se multiplican. Lo cual debe manejarse con cuidado para no deteriorar las relaciones personales”

Paula Molinari, consultora en Recursos Humanos.

Establecer un buen método de trabajo es esencial para cualquier proyecto. Disponer de un equipo que sepa organizar las tareas y optimizar el tiempo permite ganar en eficiencia.

Diversos estudios muestran que realizar varias tareas a la vez reduce la atención, genera mayor estrés y compromete la capacidad laboral.