Río Negro se “despapeliza” en busca de más eficiencia

El reinado de la cultura digital avanza hacia los sitios más grises del Estado provincial. Un lugar donde la administración pública apila toneladas de expedientes clasificados. La Gestión Documental Electrónica es el objetivo de todas las áreas.

22 ago 2018 - 00:00

El Estado rionegrino genera casi 6.400 expedientes mensuales y promedia unos 75.000 a 76.000 anuales.

La documentación requiere más de 3,5 millones de fojas. Los pases internos superan el número de 400.000.

Esa catarata de trámites exige -en promedio- algo más de 8.400 resmas por año, con un costo que hoy ronda el millón de pesos.

Algún día -que cada vez parece más cercano- semejante volumen de papeleo dejará de existir en Río Negro. La transformación ya está marcha.

Es que en plano teórico el proceso de “despapelización” comenzó en febrero y, ahora, poco a poco, se iniciaron ciertas transformaciones en distintas áreas. Las encabezan la Agencia de Recaudación Tributaria, Lotería, y los ministerios de Gobierno (Personas Jurídicas y Registro Civil) y de Economía.

Este mes la cartera económica liderará cambios en la obligatoriedad de la “gestión de los recursos humanos, íntegramente en forma digital”.

El nuevo desarrollo determinará la aplicación plena de “la comunicación y confección de documentos oficiales en forma digital ”, como así también, “la puesta en marcha del sistema de administración de Recursos Humanos, consistente en el registro de asistencia, carga horaria, presentismo, legajos, promociones, licencias”.

También, se sumará el seguimiento de GPS de su flota de vehículos, y el control de combustible en ruta (YPF en ruta).

El proceso de modernización del Estado rionegrino determinará la “aplicación plena” de la comunicación oficial por sistemas digitales.
Río Negro se “despapeliza” en busca de más eficiencia
El titular de Altec, Sergio Baroni, junto a los secretarios de Administración y Modernización.

Con unos 300 empleados, Economía -que conduce Agustin Domingo- pondrá a prueba la teoría del sistema y, según sus resultados, se evaluará por dónde y con qué plazos se sostendrán, admiten en el gobierno.

Los funcionarios hablan del sistema de Gestión Documental Electrónica (DGE), que corresponde al proceso de modernización en marcha en Río Negro y con aplicación ya en otras provincias.

La eliminación del uso y del costo del papel es un componente menor, pues la digitalización permite “incrementar la eficiencia, acelerar los procesos, mejorar los servicios, facilitar la transparencia, agilizar la comunicación y servicios hacia los ciudadanos”. Así, lo relata el presidente de Altec, Sergio Baroni, acompañado por los secretarios Silvio Casto (Modernización) y Miguel Cruz (Administración).

Economía eliminará en agosto sus comunicaciones impresas. Todo será digital. “Ya no existirán las notas internas y, obviamente, el cadete no las deberá llevar, ni imprimirlas, porque todo se enviará por Intranet (red informática que utiliza del protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización)”.

La Agencia de Recaudación ya casi no emite boletas y prioriza el uso de su plataforma digital. Destaca “la economía de papel y, también, de las impresiones”. Consignan que en 2018 disminuyó la compra de resmas en un 30% y se prevé una baja del 50% para el año próximo.

Río Negro se “despapeliza” en busca de más eficiencia
Cambió el código y caerán los kilos de expedientes en los juicios.

Los funcionarios destacaron que principal ahorro está en los “tiempos administrativos requeridos en la tramitación de un expediente, la reasignación de los procesos y las comunicaciones van a un buzón de entrada (de un usuario), con lo cual, le corre el plazo (para gestionar y cumplir en tiempo con el trámite) y es el responsable quien lo recibe”. La estimación indica que el cambio significará que los actuales pasos administrativos se reducirán -por lo menos- a la mitad.

El mecanismo apunta a agilizar los trámites. Así, en forma gradual -explican- se sumará un esquema en el DGE, que permitirá un seguimiento del expediente electrónico”, sin necesidad de concurrir a las oficinas públicas. La Agencia de Recaudación insinúa ese paso con sus liquidaciones impositivas online.

Existen diferentes procesos de despapelización en marcha. Economía avanza en el registro digital de proveedores, con la aplicación del módulo de Gestor Único, como medio de recepción y remisión de presentaciones, solicitudes, comunicaciones y notificaciones. Aceptan que, durante un año, convivirá este nuevo sistema con el tradicional, pero Cruz ratifica que se apunta a una mayor eficiencia en el manejo de la documentación, que deben presentar las firmas comerciales cuando deben inscribirse o actualizar su información presentada”.

El Ministerio de Economía eliminará durante este mes sus comunicaciones impresas y las pasará a formato digital.
Río Negro se “despapeliza” en busca de más eficiencia
Dato
76.000
El número de expedientes en promedio que genera el Estado rionegrino en forma anual.
Cómo serán los cambios
Ministerio de Economía. Iniciará los cambios desde este mes en la obligatoriedad de la “gestión de los recursos humanos, íntegramente en forma digital”.
Recursos Humanos. Los registros de asistencia, carga horaria, presentismo, legajos, promociones y licencias se readaptarán al nuevo sistema.
Seguimiento de GPS. De la flota de vehículos y el control de combustible en ruta (YPF en ruta).
Todo por Intranet. Red informática que utiliza del protocolo de Internet para compartir información, sistemas operativos o servicios de computación dentro de una organización.
Resmas. Consignan en la Agencia de Recaudación que en 2018 la compra disminuyó un 30% y se prevé una baja del 50% para el año próximo.
Todos los avances para digitalizar organismos
Río Negro se “despapeliza” en busca de más eficiencia
Paredes de papel. Ya no hay espacio en muchas dependencias.

Personería Jurídica cumple con un “proceso paulatino de expediente electrónico” y se prevé llegar al 100% de la tramitación para febrero próximo.

En lo provincial, el plan de Modernización se aprobó en febrero y siguió con la capacitación, adquisición y producción de sistemas, poniendo en marcha la digitalización en la administración pública rionegrina. La capacitación, realizada a través del IPAP, permitió gestionar unos 10.000 documentos por vía digital.

Altec ya instaló relojes digitales en 41 organismos, previéndose sumar “otros 140 dispositivos indispensables para la puesta en marcha de la gestión de recursos humanos digital”.

Además, esa empresa de tecnología programó la instalación del sistema de control en 200 vehículos oficiales. Este mecanismo permitirá un seguimiento de las flotas, con “geolocalización. El sistema cuenta con alarmas de pánico, choque o vuelco y exceso de velocidad, generando reportes por cada vehículo”. Esa verificación ya se inició en algunos organismos.

Otro objetivo del la digitalización es el sistema de Gestión de Recursos Humanos, que administrará “en forma centralizada los legajos”, y posteriormente el “Portal del empleado”, que permitirán a los agentes acceder en forma virtual a sus registros laborales.

Actualmente, existen un millar de usuarios activos, incluyendo Gobierno, Economía, Lotería, Secretaría General, Registro Civil, Personería Jurídica y Agencia de Recaudación Tributaria. Se anuncian para los “próximos meses” que se incorporarán los ministerios de Desarrollo Social, Obras Públicas, Seguridad, el Consejo Provincia de la Mujer, el Crear y Horizonte.

Mientras tanto, Altec informa de la “conexión de internet de alta prestación y velocidad” en las oficinas públicas, hospitales, escuelas, universidades, comisarías y centros de investigación. En esa tarea, esa empresa provincial acordó con Nación para llegar Internet de alta velocidad a 165 escuelas, enmarcada en el programa Educ.ar y esos establecimientos están distribuidos de la siguiente forma: 83 de Bariloche, 61 de Viedma y 21 de El Bolsón y zonas aledañas.

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