El cambio que prepara Educación en Río Negro para terminar con los expedientes acumulados en papel
El Gobierno provincial creó el Área de Expurgo dentro del Ministerio de Educación. El organismo deberá revisar, digitalizar y eliminar documentación que ya haya cumplido los plazos legales de conservación.
El Ministerio de Educación y Derechos Humanos de Río Negro creó un Área de Expurgo, que tendrá a su cargo el tratamiento de los expedientes y documentación en papel que hayan cumplido con los requisitos establecidos por la normativa para su eliminación.
La medida fue formalizada mediante el Decreto 747/26, publicado en el Boletín Oficial. El área dependerá de la Subsecretaría de Recursos Humanos, a través de la Dirección de Personal, y tendrá como objetivo avanzar en el proceso de digitalización y despapelización de la documentación administrativa.
El Gobierno busca reducir el volumen de expedientes en papel y agilizar la gestión administrativa
La creación del área responde, según los fundamentos del decreto, al «excesivo volumen» de actuaciones administrativas en formato papel que existe en el Ministerio y que ya habría superado los plazos establecidos para su conservación. El Gobierno sostiene que el proceso permitirá liberar espacio físico y agilizar la gestión administrativa.
Sin embargo, desde Educación precisaron que todavía no existe una cifra sobre la cantidad total de expedientes que podrían ser eliminados.
Según explicaron, no es posible establecer por el momento un número porque el procedimiento comenzará a partir de los pedidos que realicen las distintas áreas del Ministerio. Cada sector deberá identificar la documentación que considera que está en condiciones de ser expurgada y elevarla al nuevo organismo para su revisión.
De esta manera, el volumen se podrá dimensionar recién a medida que comiencen a llegar las solicitudes. Desde la cartera indicaron que en los próximos días o aproximadamente en una semana podrían contar con los primeros datos para establecer un promedio de expedientes solicitados por las diferentes áreas.
No es simplemente destruir documentación
El procedimiento establecido por el Gobierno contempla varias etapas antes de la eliminación física de un expediente.
Primero, el Área de Expurgo deberá verificar que la documentación no esté alcanzada por los plazos de conservación legal o histórica. Luego deberá intervenir la Dirección General del Sistema Provincial de Archivos para validar el procedimiento.
Una vez superados esos controles, la documentación deberá ser digitalizada y respaldada. El área tendrá que comprobar que los archivos digitales sean íntegros y legibles y asignarles datos que permitan localizarlos posteriormente.
Recién después se confeccionará el acta correspondiente y se tramitará la autorización formal para realizar el expurgo. La norma establece que la eliminación física debe ejecutarse una vez completado ese procedimiento.
El plan también contempla equipamiento específico para realizar el trabajo, entre ellos entre cuatro y cinco computadoras y entre dos y cuatro escáneres, además de personal destinado a las tareas de coordinación, control, digitalización y preparación de la documentación.
El Gobierno encuadra la medida dentro del proceso de modernización y despapelización del Estado provincial. El decreto recuerda que Educación ya contaba desde 2021 con una autorización para avanzar en el reordenamiento, digitalización y expurgo de documentación.
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